No dia a dia corporativos os mais diversos assuntos são tratados e resolvidos pelo telefone. E, por ser um dos mais importantes instrumentos de comunicação no trabalho, falar ao telefone requer alguns cuidados especiais.

A maneira como atende ao telefone demonstra a educação de uma pessoa e o perfil de uma organização. Por isso, uma empresa comprometida com a sua imagem e com a qualidade do atendimento envida os seus melhores esforços na busca da excelência no trato ao telefone, a começar pela telefonia.

Aliás, a habilidade no trato, a gentileza e a eficiência nos contatos telefônicos são aspectos de fundamental importância para a manutenção das boas relações internas e externas da empresa.

Portanto, um bom profissional deve manter alguns cuidados ao usar o telefone, entre os quais:

Evitar ligar para seus clientes ou colegas de trabalho antes das sete ou após as vinte horas, considerando inclusive os horários das refeições, dos noticiários e das novelas da TV.

Respeitar os momentos de descanso dos executivos e demais profissionais da organização, salvo quando autorizado ou em caso de urgência.

Não atender a outra ligação ao pedir à sua secretária que telefone para alguém. Nada mais desagradável do que ficar ao telefone esperando ser atendido.

Ao atender ou efetuar uma ligação dentro da empresa, identificar-se de pronto, evitando perda de tempo e desconforto.

Evitar identificar quem deseja falar para só depois informar se a pessoa procurada está no local.

Despedir-se e desligar, a princípio, cabe a quem ligou.

Evitar atender ao telefone rispidamente ou, de forma inversa, tratando as pessoas de “meu bem”, “meu amor” ou coisas parecidas.

Usar o telefone do colega só em último caso. Nessa hipótese peça licença e seja o mais breve possível. E, se for realizar chamadas interurbanas de interesse particular, que seja a cobrar. Caso não seja possível, solicitar permissão para realizar a ligação e, dependendo das circunstâncias, propor um ressarcimento.

Afastar-se discretamente durante ligações de terceiros.

Evitar o uso do telefone quando estiver atendendo alguém ou em reunião. Já numa visita, só usar o telefone em caso de necessidade e rapidamente, mesmo assim após pedir licença aos presentes.

Ser breve ao usar o telefone. Além de trazer economia, facilita a comunicação com outras pessoas que também estejam querendo contatar.

Ser objetivo e claro ao deixar recados na secretária eletrônica de alguém.

Falar num tom que dê para se ouvir bem do outro lado da linha. Não gritar ou sussurrar ao telefone. É muito desagradável para quem ouve.

Ao final da ligação, não bater o telefone com força, mesmo que se esteja nervoso.

Ao efetuar uma ligação, digitar o número usando o dedo indicador. Jamais usando lápis, canetas ou qualquer outro objeto.

Atender às ligações prontamente, não deixando o telefone tocar durante muito tempo. Caso se esteja conversando com alguém, interromper delicadamente a conversa e atender ao telefone com a devida atenção ao interlocutor. Ninguém gosta de esperar. Ademais, o toque insistente do telefone também irrita quem ouve.

Quando estiver ao telefone e alguém se aproximar, interromper a ligação justificando que irá atender uma pessoa brevemente e depois prosseguir a conversa ao telefone.

Não levantar o fone do gancho e continuar conversando com alguém que esteja diante de si. Isso não é agradável para quem está na linha aguardando.

Manter sempre caneta e papel à mão.

Ao receber uma chamada para outra pessoa, deve-se perguntar: “Por favor, quem deseja falar com ele/ela?”

Ao se solicitar uma informação, dizer previamente por favor e, ao final, agradecer a gentileza ou o serviço prestado.

Terminar as ligações dizendo: disponha sempre; muito obrigado; foi uma satisfação atendê-lo; ou algo assim, amável. Afinal de contas, um cumprimento cordial abre muitas portas e deixa uma boa impressão. E a última impressão é tão importante quanto a primeira.